Beleid Bescherming Privéleven

Inleiding

Dit beleid is opgesteld conform de geldende privacyregelgeving en meer bepaald conform de Verordening (EU) nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (AVG).

01. Algemene principes

P&V ziet erop toe dat uw persoonsgegevens, d.w.z. alle informatie in verband met u als geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘gegevens’), conform de geldende wetgeving worden verwerkt. 

Het doel van dit privacybeleid is om u - als klant, potentiële klant, anderszins betrokken persoon (begunstigde, derde getroffene ...), bezoeker van onze website, leverancier of andere persoon die contact met ons opneemt - eenvoudig en helder uit te leggen welke gegevens we over u verzamelen, hoe we ze verwerken, aan wie we ze overdragen en welke maatregelen zijn genomen om ze te beveiligen. 

Voor bepaalde specifieke verwerkingen kan de manier waarop P&V uw gegevens verwerkt, worden bepaald door andere specifieke beleidslijnen. In dat geval verwittigen we u vooraf en delen we u die andere specifieke beleidslijnen mee. 

P&V Verzekeringen cvba heeft het recht om haar privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie vindt u steeds terug op https://www.pv.be/nl/privacy.

02. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De maatschappij P&V Verzekeringen cvba (hierna ‘P&V’, ‘we’ of ‘wij’ genoemd), met maatschappelijke zetel in België, Koningsstraat 151, 1210 Sint-Joost-ten-Node, en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0402.236.531, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens voor de hierna vermelde doeleinden.

P&V is uw gesprekspartner en garandeert tegenover alle toezichthouders de naleving van de regelgeving betreffende de verwerking van uw gegevens. P&V bepaalt de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt, de middelen die daarvoor worden ingezet en alle kenmerken van de verwerking, zoals uitgelegd in dit beleid. 

P&V biedt verzekeringsoplossingen en hypothecaire kredieten aan via meerdere merken en distributiekanalen:

• De producten en diensten van P&V worden verdeeld via een netwerk van exclusieve agenten.
• De producten en diensten die onder het merk Vivium worden verdeeld, worden aangeboden via verzekeringsmakelaars.
• De dienst Institutionele Klanten heeft een intern commercieel team dat rechtstreeks werkt met klanten uit de overheids- en nonprofitsector. Die dienst biedt oplossingen aan onder de merken P&V en Vivium.
• Het aanbod van het merk Actel wordt via partnerships op de markt gebracht.
• Arces biedt rechtsbijstandsverzekeringen aan die door alle distributiekanalen van de P&V Groep worden verdeeld.

Meer informatie over de activiteiten van P&V en de P&V Groep vindt u terug op https://www.pv.be/nl/home.

03. Neem contact met ons op als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens

Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens, schrijf dan naar onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO*) op het volgende postadres:

P&V, Functionaris voor gegevensbescherming, Koningsstraat 151,
1210 Brussel of stuur een e-mail naar dpo@pvgroup.be.

* DPO: Data Protection Officer, functionaris voor gegevensbescherming

04. Welke gegevens verwerkt P&V?

We verzamelen uw gegevens via formulieren of documenten die wij met u uitwisselen, met name via mail of per post, via uw verzekerings- of hypothecaire kredietbemiddelaar, of nog via mobiele apps of een ander communicatiemiddel.

P&V kan gegevens over u ook via externe bronnen ontvangen en verwerken:

• van de verzekeringsnemer in het kader van het afsluiten van een contract (bestuurder, verzekerde, bediende ...);
• van een gezinslid;
• van onze verzekerings- of hypothecaire kredietbemiddelaars;
• van professionele gegevensleveranciers;
• van openbare gegevens (publicatie, website, pers, Kruispuntbank van Ondernemingen, sociale netwerken ...).

P&V verwerkt uw gegevens op basis van de informatie die u meedeelt en die geacht wordt correct en echt te zijn.

U vindt hierna de niet-exhaustieve lijst van categorieën en voorbeelden van gegevens die wij kunnen verwerken.

05. Op welke grond en voor welke doeleinden verwerkt P&V uw gegevens?

P&V verwerkt uw gegevens uitsluitend op basis van wettelijke gronden zoals bepaald in de privacyregelgeving en voor de doeleinden die P&V alleen bepaalt. P&V ziet erop toe dat enkel gegevens worden verwerkt die strikt noodzakelijk zijn voor het behalen van de hieronder beschreven doeleinden.

5.1. Naleving van de wettelijke verplichtingen
Als verzekeraar, kredietverlener en verzekeringsmakelaar is P&V onderworpen aan tal van wettelijke verplichtingen waardoor ze talrijke gegevens moet verwerken om al haar wettelijke en reglementaire verplichtingen na te komen.

• Zo verwerkt P&V uw gegevens voor de naleving van de regelgeving betreffende:
• de beoordeling van de risico’s bij het sluiten van een verzekeringscontract;
• de controles met betrekking tot de toekenning en het beheer van een hypothecair krediet;
• het voeren en beheren van de boekhouding en fiscaliteit in verband met de verschillende door P&V aangeboden diensten;
• het toezicht op de financiële sector;
• de strijd tegen het witwassen van geld en de handel met voorkennis;
• de strijd tegen het terrorisme;
• embargo’s en de bevriezing van tegoeden;
• slapende verzekeringscontracten;
• de verplichtingen inzake de controle en audit van verzekerings- en herverzekeringsondernemingen.

Deze lijst is niet exhaustief en kan nog veranderen.

Overeenkomstig deze wettelijke verplichtingen is het mogelijk dat P&V uw gegevens aan overheidsinstanties moet meedelen of ze met derden delen (zie hieronder, hoofdstuk 6).

5.2 Uitvoering van het contract
Vóór het sluiten van een contract verwerkt P&V een aantal van uw gegevens om met name:

• uw aanvraag te kunnen opvolgen;
• de verzekerde risico’s of terugbetalingscapaciteit te beoordelen en over te gaan tot de nodige controles met het oog op het eventueel sluiten van een verzekeringscontract of hypothecair krediet;
• de voorwaarden te bepalen waaronder het verzekeringscontract of hypothecair krediet kan worden gesloten.

Wanneer een contract met P&V wordt gesloten, verwerkt P&V uw gegevens met het oog op een goede uitvoering van dit contract en met name:

• het beheer van de verzekeringscontracten en hypothecaire kredietdossiers;
• het beheer en de follow-up van de geleverde producten en diensten krachtens de verzekeringscontracten of hypothecaire kredieten;
• de follow-up van de verschuldigde premies en de goede uitvoering van het contract;
• het beheer van de schadedossiers waaronder de bijstand, rechtsbijstand en in voorkomend geval de schadeloosstelling;
• het beheer van eventuele juridische geschillen in het kader van een schade- of premiegeschildossier en andere verschuldigde betaling;
• het beheer van de relatie met u;
• het voorkomen van het risico op frauduleuze activiteiten of misbruik.

Meer in het algemeen kan P&V ertoe worden gebracht uw gegevens voor andere doeleinden te verwerken in het strikte kader van de uitvoering van uw verzekeringscontract of hypothecair kredietdossier.

Krachtens de uitvoering van het verzekeringscontract of het hypothecair kredietdossier is het mogelijk dat P&V bepaalde van uw gegevens aan derden moet meedelen (met inbegrip van maar niet beperkt tot experten, artsen, verzekeraars, herverzekeraars, advocaten ...). P&V draagt die gegevens over conform de geldende privacyregelgeving (zie hieronder, hoofdstuk 6).

5.3. Het gerechtvaardigd belang van P&V
P&V verwerkt uw gegevens eveneens voor de voortzetting en behartiging van haar gerechtvaardigd belang zoals hierna beschreven. P&V streeft ernaar een juist evenwicht te bewaren tussen haar legitieme en uw fundamentele rechten en vrijheden, waaronder met name uw recht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Daarom kan P&V uw gegevens verwerken:

• om nieuwe producten of diensten te ontwikkelen die interessant kunnen zijn voor haar klanten;
• voor de realisatie van studies, risicomodellen, statistieken, concurrentiepositie, zodat P&V strategische keuzes kan maken voor de hele groep of voor een bepaalde klant en met name:
  - haar tarieven aanpassen;
  - klanten beoordelen;
  - mogelijke fraude analyseren;
  - processen en risico’s analyseren;
• de verbetering van de kwaliteit en veiligheid van de P&V-diensten garanderen;
• herverzekeringssituaties beheren;
• de organisatorische doeltreffendheid van P&V versterken of optimaliseren;
• de veiligheid, bescherming en follow-up van personen garanderen;
• de bescherming van P&V-goederen garanderen en ze voor rechterlijke instanties verdedigen;
• risico’s helpen beheren;
• inbreuken zoals fraude, witwassen van geld en terrorisme voorkomen;
• de follow-up van het klachtenbeheer verbeteren;
• toezicht en controle mogelijk maken via onafhankelijke controlefuncties;
• het P&V-personeel opleiden waarbij de leerstof wordt geïllustreerd aan de hand van reële situaties of via simulaties of rollenspelen ...;
• de gebruikerservaring op de websites van P&V verbeteren door middel van cookies. Meer informatie over cookies, hun doel en de mogelijkheid om een aantal ervan te blokkeren, vindt u in de Cookie Policy van P&V.

Hebt u toch bezwaren tegen deze verwerkingen, dan kunt u uw recht van bezwaar uitoefenen (zie 9.4).

5.4. Bijzonder gerechtvaardigd belang van P&V: direct marketing
Als onderneming wil P&V u een gepersonaliseerd aanbod kunnen geven uit een ruim gamma van eigen verzekeringsproducten of van derden. Hiervoor gaat P&V over tot marktanalyses en segmentaties van cliënteel en prospecten op basis van verschillende criteria alsook van uw persoonsgegevens in ons bezit. Zo kan P&V met name:

• uw persoonlijke situatie beoordelen, uw diverse interacties met P&V analyseren, uw internetgedrag bestuderen, het resultaat en de doeltreffendheid van promoties, campagnes en andere marketingactiviteiten analyseren om uw voorkeuren eruit af te leiden en u producten en diensten voor te stellen die u zouden kunnen interesseren;
• tevredenheidsenquêtes uitvoeren om uw interesse voor bepaalde producten en diensten in te schatten.

5.5. Uw toestemming voor de verzending van elektronische communicatie
P&V kan uw elektronische contactgegevens, namelijk uw mobiel telefoonnummer en e-mailadres, verwerken om u indien van toepassing elektronische berichten te sturen met informatie, reclame, geschenken, gepersonaliseerde voorstellen of alle andere vormen van direct marketing. In dat geval vraagt en registreert P&V uitdrukkelijk en
specifiek uw voorafgaande toestemming, behalve in de gevallen waarbij P&V bij wet die elektronische berichten zonder uw toestemming mag verzenden.

Op deze basis en binnen de door de geldende wet bepaalde limieten kan P&V u dan elektronische berichten versturen met:

• reclame over haar verzekeringsproducten die u zouden kunnen interesseren;
• evenals, in voorkomend geval, gepersonaliseerde reclame- of promotieberichten voor derde adverteerders.

Op eerste verzoek en kosteloos zoals bepaald onder punt 9.4 kunt u zich echter te allen tijde verzetten tegen de verzending van elektronische berichten voor directmarketingdoeleinden.

5.6. Verwerking van uw gevoelige gegevens
Aangezien het om gevoelige gegevens gaat (meer bepaald gezondheidsgegevens), verwerkt P&V die gegevens enkel occasioneel, wanneer ze verplicht is krachtens een wetgeving of in het kader van een geschil of als u uw toestemming hebt gegeven, maar steeds met alle nodige voorzorgsmaatregelen.

Iedere persoon die onder onze verantwoordelijkheid werkt, is gebonden door een geheimhoudingsplicht. Die plicht werd uitdrukkelijk opgenomen in het integriteitsbeleid van onze groep.

06. Met wie delen wij uw gegevens?

6.1. Beperkte uitbesteding van uw gegevens
Voor de verwerking van uw gegevens doet P&V soms een beroep op onderaannemers (hierna: ‘verwerkers’) in België of daarbuiten. Dit zijn personen of bedrijven die uw gegevens voor rekening van P&V verwerken krachtens een overeenkomst met vermelding van de verplichtingen voor de verwerker om de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de gegevens te beschermen en die bepaalt dat deze laatste enkel in opdracht van P&V mag handelen.

We vragen onze verwerkers dat ze de meegedeelde gegevens veilig en vertrouwelijk verwerken en ze enkel gebruiken voor de uitvoering van hun taken. Wij verbinden ons ertoe met deze criteria rekening te houden bij de selectie van onze verwerkers.

P&V verbindt zich ertoe enkel de gegevens mee te delen die de verwerker nodig heeft voor de uitvoering van zijn opdracht.

De verwerkers van P&V
P&V doet een beroep op een hele reeks typische verwerkers van de verzekeringssector om de verplichtingen ten aanzien van haar verzekeringnemers/verzekerden of hypothecaire kredietnemers na te komen.

Zo kan P&V uw gegevens overdragen aan verzekerings- en herverzekeringsbemiddelaars met wie ze samenwerken,
herverzekeraars, platforms voor het delen van informatie of het verbeteren van operationele processen (Datassur, Informex), privédetectives voor fraude-onderzoeken, incassobureaus, herstellers, experten, technische adviseurs, advocaten en adviserende artsen.

P&V kan overigens een beroep doen op de volgende categorieën van verwerkers:

• consultants,
• bureaus gespecialiseerd in marktonderzoeken, tevredenheidsenquêtes,
• leveranciers van ICT-diensten,
• marketing- en communicatiebureaus,
• bedrijven gespecialiseerd in het archiveren en de toegang tot informatie.

Verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Als P&V een beroep doet op verwerkers, worden de gegevens in principe doorgestuurd naar de landen waar zich de gegevenscentra van die verwerkers bevinden. Sommige van uw gegevens kunnen buiten de EER terechtkomen.

Als volgens de Europese Commissie die landen onvoldoende bescherming bieden, garandeert P&V een adequaat
beschermingsniveau voor uw gegevens door een beroep te doen op de standaard contractuele clausules van de EU of elk ander middel dat garandeert dat uw gegevens overeenkomstig de wet worden overgedragen en worden onderworpen aan verplichtingen die grotendeels gelijk zijn aan deze die door de binnen de EER geldende wetgeving zijn bepaald.

6.2. Overdracht naar andere derden
Als verzekeraar en kredietverlener moeten we in bepaalde omstandigheden bepaalde van uw gegevens meedelen aan overheidsinstanties, openbare instellingen, toezichthouders van verzekeringsmaatschappijen (in België of daarbuiten) en aan de Ombudsman van de verzekeringen en banken.

07. Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens enkel voor de voornoemde doeleinden en enkel voor de tijd die nodig is om die doeleinden te verwezenlijken. Als alle doeleinden met betrekking tot uw gegevens verdwijnen, en de archiveringsperiode is verstreken, schrappen of anonimiseren wij uw gegevens.

P&V bewaart uw gegevens gedurende de volgende periodes:

• Wanneer P&V uw gegevens verwerkt voor de uitvoering van het contract, bewaart ze ze gedurende de hele looptijd van het contract en de wettelijke en/of reglementaire verjaringstermijn na het einde van het contract.
• Wanneer P&V uw gegevens voor andere doeleinden verwerkt, is het mogelijk dat P&V uw gegevens voor een langere periode dan die van het contract verwerkt. In dat geval zal P&V:
  - de verwerking van uw gegevens tot het strikt noodzakelijke voor
  de verwezenlijking van die doeleinden beperken;
  - regelmatig de vereiste om uw gegevens te bewaren herbeoordelen;
  - wanneer de doeleinden dit toelaten met gepseudonimiseerde
  gegevens werken.

Daarnaast bewaart P&V uw gegevens gedurende een archiveringsperiode om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen waaraan P&V is onderworpen en aan de wettelijke verjaringstermijnen, met name om bewijsredenen maar ook om te antwoorden op eventuele informatieverzoeken van de overheid.

08. Veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens?

8.1. P&V neemt concrete maatregelen om uw gegevens te beveiligen
P&V beschermt uw gegevens die onder haar toezicht staan overeenkomstig de strikte normen die in de beleidslijnen en procedures van de P&V Groep zijn vastgelegd.

Afhankelijk van concrete situaties en de risicobeoordeling nemen wij technische en organisatorische beschermingsmaatregelen om de toegang, het verlies of de ongepaste verspreiding van uw gegevens te vermijden en op te sporen. Encryptie, antivirussoftware, firewalls, toegangscontroles, een strenge selectie van het personeel en onze leveranciers zijn hiervan enkele voorbeelden.

8.2. Beperkte toegang tot uw gegevens binnen P&V
P&V geeft enkel toegang tot uw gegevens aan bepaalde personen op basis van hun activiteiten en uitsluitend indien die gegevens relevant zijn voor de uitvoering van hun taken.

In de arbeidsovereenkomst van het personeel en in de contracten van verwerkers is de naleving van de professionele geheimhoudingsplicht opgenomen. Bovendien dienen zowel de personeelsleden als de verwerkers het integriteitsbeleid van P&V na te leven evenals de veiligheidsvoorschriften om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te garanderen.

8.3.Schending van de informatiebeveiliging van P&V
Bij een toevallige of onrechtmatige schending van de beveiliging die de vernietiging, het verlies, een wijziging, een niet-toegelaten verspreiding of toegang tot uw gegevens tot gevolg hebben, zal P&V alles in het werk stellen om de oorzaak van die schending te identificeren en passende herstelmaatregelen te nemen.

Overeenkomstig de regelgeving zal P&V u in bepaalde gevallen inlichten over dat incident en het aan de Gegevensbeschermingsautoriteit meedelen.

09. Wat zijn uw rechten?

Als gegevens die u toebehoren worden verwerkt, dan hebt u rechten.

Hierna vindt u meer uitleg over elk van die rechten evenals informatie over hoe u ze kunt uitoefenen.

9.1. Toegangsrecht
U kunt te allen tijde vragen om een kopie van uw gegevens die door P&V worden verwerkt te raadplegen of te verkrijgen. Dit recht omvat het feit dat u ons vraagt of wij uw gegevens verwerken, voor welke doeleinden, de gegevenscategorieën, de ontvangers met wie P&V uw gegevens deelt.

Als u uw toegangsrecht uitoefent, bezorgen wij u een zo volledig mogelijk overzicht van uw gegevens.

9.2. Recht op rectificatie
Als u vaststelt dat uw gegevens waarover wij beschikken incorrect of onvolledig zijn, kunt u vragen om die gegevens te corrigeren of aan te vullen.

9.3. Recht op wissing
Als u meent dat wij bepaalde van uw gegevens onterecht verwerken, kunt u vragen dat die gegevens worden gewist. Al naargelang het geval zullen wij al dan niet aan dit verzoek gevolg geven, met name rekening houdend met de wettelijke bepalingen die ons verplichten om die gegevens te bewaren of als ze bijvoorbeeld nodig zijn voor de verdediging van een rechtsvordering of nog afhankelijk van onze legitieme belangen.

9.4. Recht van bezwaar
In het kader van de verwerkingen zoals bedoeld in artikel 5.3 en om redenen die met uw situatie te maken hebben, hebt u het recht om u te allen tijde te verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. P&V zal aan uw verzoek gevolg geven, tenzij er legitieme en dwingende redenen zijn voor de verwerking die prevaleren boven uw belangen, rechten en vrijheden, of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.

U kunt zich te allen tijde, op eerste verzoek en kosteloos, verzetten tegen de verwerking van uw gegevens voor directmarketingdoeleinden.

Dit recht van bezwaar wordt uitgeoefend volgens de procedure beschreven onder punt 9.9.

9.5. Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde situaties kunt u een recht op beperking van de verwerking van uw gegevens hebben. Wanneer de verwerking werd beperkt, zal P&V, met uitzondering van de opslag, uw gegevens nog enkel kunnen verwerken met uw toestemming, of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen, of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon, of nog om gewichtige redenen van algemeen belang.

9.6. Recht op overdraagbaarheid
U hebt het recht om te vragen dat de gegevens die u ons hebt meegedeeld in elektronische vorm aan een derde van uw keuze of uzelf worden overgedragen. We geven gevolg aan dat verzoek binnen de grenzen van de wetgeving op de gegevensbescherming.

9.7. Recht om uw toestemming in te trekken
Als P&V uw toestemming vraagt voor een verwerking, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken.

9.8. Recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit
Door de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer kunt u zich verzetten tegen een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden.

Om sneller op bepaalde van uw verzoeken te antwoorden, voert P&V echter bepaalde gegevensverwerkingen en bepaalde procedures volledig geautomatiseerd uit, zonder menselijke interventie.

Het besluitvormingsproces en de criteria die in aanmerking worden genomen, zullen u worden meegedeeld. Als u echter niet akkoord gaat met het resultaat van het proces kunt u altijd contact opnemen met een van onze medewerkers of ons laten weten waarom u het er niet mee eens bent.

9.9. Hoe uw rechten uitoefenen?
Om uw rechten uit te oefenen, stuurt u een gedateerd en ondertekend schriftelijk verzoek met een recto-versokopie van uw identiteitskaart naar onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO) op het volgende postadres: P&V, Functionaris voor gegevensbescherming, Koningsstraat 151, 1210 Brussel of een e-mail naar dpo@pvgroup.be.

9.10. Recht om klacht in te dienen
Als u een klacht hebt over de uitoefening van uw rechten, staan onze medewerkers van het departement Klachtenmanagement eveneens klaar om u te helpen,
via e-mail: klacht@pv.be,
per brief: P&V Klachtenmanagement, Koningsstraat 151, 1210 Brussel of telefonisch: 02 250 90 60.

U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, 
per brief naar Drukpersstraat 35, 1000 Brussel,
via e-mail naar commission@privacycommission.be
of telefonisch op het nummer 02 274 48 00.

10. De waarden van onze groep

De nieuwe en strengere privacyregels verzoenen met een toenemende digitalisering in de verzekeringssector is voor ons de ware uitdaging. Die twee ambities zijn niet noodzakelijkerwijs tegenstrijdig. We beschouwen een transparant privacybeleid en de verwerking van persoonsgegevens met eerbied voor de integriteit van klanten en medewerkers als een meerwaarde bij het realiseren van onze ambities.

We eisen van iedere medewerker een geheimhoudingsplicht. Die plicht werd uitdrukkelijk opgenomen in het integriteitsbeleid van onze groep. De naleving van onze waarden door al onze medewerkers, zowel extern als intern, is een voorwaarde sine qua non voor een duurzame samenwerking met onze groep.

Dit beleid werd door ons directiecomité gevalideerd en treedt op 6 april 2018 in voege.